4 trucs per arribar a temps a les dates d’entrega

Ara farà un any que vàrem tenir una reunió interna per tal de resoldre problemes en les dates d’entrega. Sabeu allò de ‘El uno por el otro la casa por barrer’? Doncs era una mica el que ens passava. L’acumulació de retards d’uns i altres ens feia anar malament de temps sempre. Amb aquesta reunió vàrem analitzar on estaven els problemes, tan si eren interns com externs a l’empresa, i entre tots com solucionar-los. D’allà no vàrem elaborar una llarga llista d’allò que no s’ha de fer sinó que en positiu vàrem idear el nostre sistema de treball basat en 4 passos i una mica de voluntat.

No sé per on començar! Desglossa la feina per etapes i analitza quan temps necessitaràs per dur-les a terme. Sigues honest amb tu mateix i no vulguis anar ràpid. Per aquelles feines creatives on el control de les hores s’escapa, tira llarg, diuen que ‘val més que sobri que no que falti’. Un cop tinguis això clar, plasma-ho en una fitxa tècnica. A mesura que la feina es vagi realitzant apunteu qui l’ha realitzat, les hores que s’han emprat o notes. D’aquesta manera la feina queda repartida i organitzada.

Es perden coses! De vegades les carpetes de documents dels ordenadors poden ser un complet laberint. Les fotos per una banda, els textos per un altre, en una hi ha els tiffs, els pdfs perduts en un altre… És a dir un caos i la veritat és que la desorganització fa perdre temps. A nosaltres ens és molt pràctic fer una carpeta física per cada feina. Dins d’aquesta carpeta inclourem la fitxa de la qual ja hem parlat, també hi haurà anotades les referències de tots els arxius i carpetes perquè no es perdi cap informació i possibles proves impreses del que hem anat fent.

Acorda amb el client una data d’entrega justa per a tothom. Deixa clar al teu client quan de temps necessitaràs per realitzar la teva feina i a partir d’aquí assenyaleu una data. De vegades el client ho vol tot per ahir, com se sol dir, i la veritat és que la feina té un procés de realització mínim. En el nostre cas, li proposem un calendari on es contemplen tots els processos de treball. D’aquesta manera també evitem , per exemple, que a punt d’entrar les feines a impremta el client demani una rectificació d’última hora i tothom a córrer.

Avança’t la data d’entrega. Quan estudiàveu no intentàveu avançar-vos la data d’entrega per no haver d’anar a última hora, tot i que al final tot anava a córrer cuita igualment? Ara, amb tota la bona fe també intentem avançar-nos la data d’entrega. Això ens ajuda a tenir uns dies de marge en cas que aparegui algun contratemps, a què el client es revisi bé la feina o senzillament anar més tranquils.

____

4 tips to arrive on time to deadlines

Now a year we had a meeting to resolve internal problems with deadlines. The accumulation of delays of ones and some others it makes us be late. With this meeting we analyze where the problems were, whether they were internal or external to the enterprise, and how to fix them all. From there, we didn’t do a long list of what not to do but, positively, we thought of a new system of work based on four steps and some persistence.

Don’t know where to start! Divide your work in sections and analyzes how long you need to carry them out. Be honest with yourself and don’t go faster than you can. Give you more time for those creative jobs where the control of hours is more complicated. Once you have this clear write it all in a fact sheet. As the work is done write down who is doing it, how long it took or notes. This way the work become better assigned and organized.

Things get lost! Sometimes our computers become a maze of folders. Pictures to one side, texts to another, Tiffs in one folder, Pdfs lost in another one… We mean, a complete chaos and the truth is that lack of organization it makes losing our time. We do something very practical which is to do a physical folder. There we include the fact sheet mentioned, references to all the files and folders avoiding losing information and also printing test of the work we have been doing.

Make an agreement with your client for a fair deadline for both of us. Explain to your client how long will you need to realise your work and then set a date. Sometimes clients want everything for yesterday, how we say, but the truth is that every work takes a minimum time. What we do is to suggest to our clients a complete calendar in which we going to work. This way we also avoid, for example, last-minute rectifications when works are at the printing.

Advanced deadlines to yourself. At college don’t you tried to advanced the deadline of your class projects to avoid doing it at last time, but at the end everything gone late anyway? Now, with our all faith, we are trying to advanced deadlines. This will help us on have extra time in case of set backs, give time to the client for corrections o simply you will work relaxed.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out /  Canvia )

Google photo

Esteu comentant fent servir el compte Google. Log Out /  Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out /  Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out /  Canvia )

S'està connectant a %s

%d bloggers like this: